kahvi.la

Henkilötietojen käsittelyehdot

Versio 14.10.2026. Aiemmin hyväksytyn aineiston käsittelyä ei muuteta tämän version perusteella ilman asiakkaan hyväksyntää.

Osapuolet ja tarkoitus

Nämä ehdot muodostavat yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisen sopimuksen palvelua käyttävän yritysasiakkaan ja Kulmala Erkka Tapion, Y-tunnus 3016262-5, välille. Yritysasiakas on toimittamansa aineiston rekisterinpitäjä ja Kulmala sen käsittelijä. Ehdot tulevat voimaan asiakkaan hyväksyessä ne palvelussa ja koskevat myös ennen maksamista pyydettyä käsittelyä.

Käsittelyn tarkoitus on työraportin valmistaminen, tarkistettavan aineiston palauttaminen, PDF:n toimittaminen ja määräaikainen muokkaus. Asiakkaan valinnasta käsittely sisältää myös sanelun litteroinnin ja tekstin jäsennyksen, yritysprofiilin ja asiakaspohjien esitäytön sekä yksityisten pilviluonnosten säilytyksen eri laitteilla jatkamista varten. Aineistoa ei käytetä käsittelijän omiin markkinointi- tai koulutustarkoituksiin.

Tili-, kirjautumis-, käyttörajoitus-, ostaja-, maksu- ja tukitietojen käsittely rekisterinpitäjänä on eritelty tietosuojaselosteessa. Stripe ei käsittele raportin sisältöä, eikä sitä nimetä yrityksen aineiston alikäsittelijäksi.

Aineisto ja asiakkaan ohjeet

Aineisto voi sisältää työntekijän, yrittäjän, tilaajan tai muun työn yhteyshenkilön nimen, yrityksen ja Y-tunnuksen, yhteystiedon, kohteen osoitteen, käyntipäivän ja tavallisia työtä kuvaavia tietoja sekä kuvia, muistiinpanoja, sanelun ääntä ja litterointia. Rekisteröityjä ovat aineistossa mainitut työntekijät, asiakkaat, yhteyshenkilöt ja muut kohteeseen liittyvät henkilöt.

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot, kuten terveystiedot, sekä rikostiedot, henkilötunnukset, tunnistautumistiedot ja maksukorttitiedot eivät kuulu sovittuun raporttiaineistoon. Asiakas minimoi henkilötiedot ja poistaa kuvista tarpeettomat henkilöt ja tunnisteet. Sanelu tai jäsennettävä teksti voi sisältää raporttiin tarvittavat nimet, yritys- ja kohdetiedot. Profiilia, asiakaspohjalistaa tai kuvia ei lähetetä erillisenä aineistona OpenAI:lle.

Asiakas vastaa käsittelyn lainmukaisesta perusteesta, rekisteröityjen informoinnista ja oikeudestaan antaa nämä ohjeet. Hyväksytyt ehdot, asiakkaan lähettämä aineisto ja hänen valitsemansa toiminnot muodostavat dokumentoidut käsittelyohjeet, mukaan lukien alla kuvatut tietojen siirrot ja säilytysajat. Muut ohjeet annetaan kirjallisesti osoitteeseen kannattava@kahvi.la.

Kulmala käsittelee tietoja vain näiden ohjeiden mukaisesti. Jos laki velvoittaa muuhun käsittelyyn, siitä ilmoitetaan asiakkaalle etukäteen, ellei laki kiellä ilmoittamista. Kulmala ilmoittaa viipymättä, jos ohje hänen arvionsa mukaan rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, ja keskeyttää kyseisen ohjeen toteuttamisen selvityksen ajaksi.

Suojaus ja luottamuksellisuus

Käsittelijä ylläpitää käsittelyn riskeihin nähden asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia. Yhteys on HTTPS-salattu ja aineistovarastot yksityisiä. Tilin aineisto tarkistetaan kirjautumisen ja tilikohtaisen käyttöoikeuden perusteella. Ilman tiliä raporttia käytetään satunnaisella henkilökohtaisella avaimella, josta palvelin säilyttää vain tiivisteen. Ylläpidon käyttöoikeudet ja palveluiden salaisuudet rajataan niitä tarvitseville.

Raporttitekstiä, ääntä, kuvia, kirjautumiskoodeja tai käyttöavaimia ei kirjata sovelluslokeihin. Maksamisen tiedot ja yrityksen aineisto pidetään erillään. Aineiston käsittelyyn valtuutetut henkilöt sitoutuvat salassapitoon tai ovat vastaavan lakisääteisen salassapitovelvollisuuden alaisia. Suojausta voidaan parantaa, mutta asiakkaan aineiston suojaa ei olennaisesti heikennetä.

Alikäsittelijät

Asiakas antaa yleisen kirjallisen luvan seuraaville alikäsittelijöille ja niiden sopimusten mukaisille, julkaistuissa luetteloissa nimetyille alikäsittelijöille:

Kulmala sitoo alikäsittelijät kirjallisilla sopimuksilla tietosuojavelvoitteisiin ja vastaa asiakkaalle niiden velvoitteiden täyttämisestä. Kahvi.la:n suoraan tekemästä uuden tai korvaavan alikäsittelijän valinnasta ilmoitetaan asiakkaalle kirjallisesti vähintään 30 vuorokautta ennen muutoksen soveltamista asiakkaan aineistoon. Asiakas voi vastustaa muutosta tietosuojaan liittyvällä perusteella ilmoittamalla siitä tietosuojayhteyteen ennen muutoksen voimaantuloa. Vastustus selvitetään ennen Kahvi.la:n tekemää aineiston siirtoa.

Cloudflaren ja OpenAI:n omien alikäsittelijöiden muutokset noudattavat niiden yllä linkattuja käsittelysopimuksia. Kulmala välittää saamansa aineistoa koskevan muutosilmoituksen asiakkaalle kirjallisesti ilman aiheetonta viivytystä. Asiakas voi vastustaa ketjumuutosta tietosuojaan liittyvällä perusteella 30 vuorokauden kuluessa ilmoituksen saamisesta. Kulmala selvittää vastustuksen palveluntarjoajan kanssa. Näille palveluntarjoajan tekemille muutoksille ei luvata samaa 30 vuorokauden ennakkoa kuin Kahvi.la:n omalle valinnalle.

Jos vastustukseen ei löydy hyväksyttävää ratkaisua, kyseisen palvelun uusi käsittely keskeytetään, asiakkaalle annetaan mahdollisuus ottaa aineisto talteen ja toimittamatta jäänyt maksettu palvelu hyvitetään. Palveluntarjoajan hallussa jo olevan aineiston palautus tai poisto selvitetään sen kanssa asiakkaan ohjeen ja sovitun säilytyksen mukaisesti. Kahvi.la:n oman alikäsittelijän vaihtamista ei sovelleta jo tallennettuun aineistoon pelkällä ehtosivun päivityksellä.

Käsittely Euroopan talousalueen ulkopuolella

Cloudflare ja OpenAI käyttävät globaalia infrastruktuuria. Aineistoa voidaan käsitellä Euroopan talousalueen ulkopuolella, myös Yhdysvalloissa. Sopimus ei sisällä lupausta pelkästään Suomessa tai Euroopan talousalueella tapahtuvasta käsittelystä.

Cloudflaren käsittelysopimuksen 6 kohta kattaa tietojen siirrot: soveltuvaan EU–Yhdysvallat-tietosuojakehykseen perustuva siirto käyttää komission riittävyyspäätöstä, ja muut rajoitetut siirrot sopimukseen sisältyviä komission vakiosopimuslausekkeita. Kulmalan toimiessa käsittelijänä sovelletaan käsittelijöiden välistä moduulia 3. OpenAI:n käsittelysopimuksen 4.1 kohta velvoittaa OpenAI Irelandin käyttämään ETA-alueelta tapahtuvissa edelleen siirroissa vakiosopimuslausekkeita tai soveltuvaa riittävyyspäätöstä.

Kulmala tarkistaa sovellettavan siirtoperusteen, tarvittavat suojatoimet ja palveluntarjoajien ilmoittamat muutokset. Jos lainmukaista siirtoperustetta ei ole, kyseinen siirto keskeytetään. Asiakas voi pyytää tietosuojayhteydestä siirtojen tiedot ja jäljennöksen sovellettavista suojatoimista.

Kesto, palautus ja poistaminen

Kahvi.la:n maksettu raporttiaineisto poistetaan seitsemän vuorokauden kuluttua maksun vahvistamisesta. Maksamaton palvelimelle lähetetty aineisto poistetaan 48 tunnin kuluttua, ellei epäselvä maksutilanne edellytä säilytystä sen varmistamiseen asti. Asiakas voi ladata raportin ja poistaa palveluun tallennetun aineiston aiemmin raporttisivulla tai pyytää palautusta tai poistoa tietosuojayhteydestä.

Asiakkaan erikseen tallentama pilviluonnos säilyy 30 vuorokautta viimeisestä todellisesta muutoksesta. Muistiinpanot ja litterointi kuuluvat siihen vain erillisellä valinnalla. Yritysprofiili ja kukin asiakaspohja poistetaan viimeistään 12 kuukauden kuluttua niiden viimeisestä nimenomaisesta tallennuksesta. Pelkkä lukeminen ei pidennä näitä määräaikoja. Asiakas voi viedä tai poistaa tilille tallennetun aineiston aiemmin. Tilin sulkeminen poistaa pilvitiedot ja istunnot; jo ostettu raportti ja palautuslinkki säilyvät erillisen toimituksen määräajan loppuun tai raporttikohtaiseen poistoon asti.

Ääntä ei arkistoida Kahvi.la:ssa. Litteroinnin ja jäsennystuloksen tilapäinen kopio on haettavissa yhden tunnin käsittelyn valmistumisesta katkenneen yhteyden uusintaa varten, minkä jälkeen se poistetaan palvelun siivouksessa. OpenAI:n litterointirajapinnan ja tekstijäsennyksen säilytysrajat eroavat toisistaan. OpenAI:n erillistä jäsennysvastauksen tallennusta ei käytetä; tekstin valvontalokien sovittu säilytys ja sen poikkeukset on eritelty tietosuojaselosteessa ja OpenAI:n tietokontrolleissa.

Kulmala palauttaa tai poistaa henkilötiedot asiakkaan valinnan mukaan käsittelyn päättyessä ja huolehtii kopioiden poistosta, ellei unionin tai jäsenvaltion laki edellytä säilytystä. Asiakkaan ennen määräaikaa tekemä poistopyyntö välitetään tarvittaessa alikäsittelijälle; palvelussa tehty poisto ei tarkoita välitöntä poistumista jo syntyneestä alikäsittelijän turvallisuuslokista. Lakisääteiseen säilytykseen jäävät tiedot eristetään muusta käytöstä.

Rekisteröityjen oikeudet ja tietoturvaloukkaus

Kulmala välittää raporttiaineistoa koskevan rekisteröidyn pyynnön asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä eikä ratkaise sitä asiakkaan puolesta ilman ohjetta, ellei laki velvoita. Kulmala avustaa asiakasta käsittelyn luonteen ja käytettävissä olevien tietojen mukaan tarkastus-, oikaisu-, poisto- ja muiden tietosuojapyyntöjen toteuttamisessa sekä tietoturvassa, vaikutustenarvioinnissa ja tarvittavassa viranomaisen ennakkokuulemisessa.

Kulmala ilmoittaa asiakkaalle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä saatuaan siitä tiedon. Ilmoituksessa annetaan tiedossa olevat tapahtuman tiedot, vaikutukset, yhteyshenkilö ja korjaustoimet; tietoja täydennetään selvityksen edetessä. Kulmala avustaa asiakkaan viranomais- ja rekisteröityilmoituksissa. Asiakas vastaa rekisterinpitäjälle kuuluvista ilmoituspäätöksistä.

Todentaminen ja muutokset

Kulmala antaa asiakkaalle tarvittavat tiedot näiden velvoitteiden noudattamisen osoittamiseksi ja sallii sekä avustaa asiakkaan tai sen valtuuttaman tarkastajan suorittamat tietosuojatarkastukset. Tarkastuksen käytännöistä sovitaan niin, että muiden asiakkaiden tiedot ja palvelun turvallisuus säilyvät. Tämä ei rajoita valvontaviranomaisen tai rekisteröidyn lakisääteisiä oikeuksia.

Nämä ehdot täydentävät tilausehtoja ja ovat ensisijaiset raporttiaineiston henkilötietojen käsittelyssä. Olennaista käsittelymuutosta ei sovelleta jo tallennettuun aineistoon ilman asiakkaan hyväksyntää tai näissä ehdoissa sovittua alikäsittelijän muutosmenettelyä. Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia sekä sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.