Tietosuojaseloste

Päivitetty 14.10.2026.

Kuka vastaa tiedoista

Kulmala Erkka Tapio, Y-tunnus 3016262-5, on rekisterinpitäjä palvelun tili-, kirjautumis-, ostaja-, maksu-, tuki- ja käyttörajoitustiedoille. Tietosuoja-asioiden yhteys: kannattava@kahvi.la. Myyjän muut yhteystiedot ovat tilausehdoissa.

Yritysprofiiliin, asiakaspohjiin, luonnoksiin ja raportteihin lisättyjen henkilöiden tietojen rekisterinpitäjä on palvelua käyttävä yritys. Kulmala käsittelee niitä yrityksen ohjeesta esitäyttöön, valittuun säilytykseen ja raportin valmistamiseen sekä toimittamiseen. Tästä sovitaan käsittelyehdoissa.

Mitä kerätään ja miksi

Tililtä käsitellään sähköpostiosoite, tilitunniste, kirjautumisen vahvistus ja istunnot, hyväksytyt ehdot sekä kokeilun ja maksullisten tekoälykertojen määrä ja voimassaolo. Sähköpostiin lähetetään pyytämäsi kahdeksannumeroinen kirjautumiskoodi Cloudflaren sähköpostipalvelun kautta. Tietoja tarvitaan tilille pääsyyn, aineiston kohdistamiseen ja käyttörajojen toteuttamiseen.

Oman yrityksen nimen, Y-tunnuksen ja tekijän tallentaminen profiiliksi on erillinen valinta. Nimetyssä asiakaspohjassa säilytetään pohjan nimi, asiakas ja kohde. Pohja ei tallenna aiempaa työselostetta uuden käynnin lähtötiedoksi.

Tilausta varten käsitellään ostavan yrityksen nimi ja Y-tunnus, tilaustunniste, hyväksyttyjen ehtojen versio, maksu ja sen tila sekä maksupalvelun palauttamat ostajan yhteystiedot. Näitä tarvitaan toimitukseen, maksun tarkistamiseen, kuittiin ja mahdolliseen palautukseen. Kahvi.la ei vastaanota maksukortin numeroa.

Tukiyhteydenotosta käsitellään lähettäjän osoite, viesti ja asian selvittämiseen tarvittavat tilaustiedot. Lähetä vain ongelman ratkaisemiseksi tarvittavat tiedot.

Cloudflare vastaanottaa verkkopyynnön tekniset tiedot, kuten IP-osoitteen. Kahvi.la:n käyttörajoja varten IP-osoitteesta muodostetaan salaisella avaimella johdettu tunniste. Sähköpostista johdettua suojattua tunnistetta käytetään maksuttoman kokeilun toistamisen estämiseen myös tilin poiston jälkeen. Tunnisteet ovat henkilötietoja, eivät anonyymejä. Raakaa IP-osoitetta, raporttiaineistoa, ääntä, käyttöavaimia tai korttitietoja ei tallenneta Kahvi.la:n sovelluslokeihin.

Kirjautumisessa ja kokeilun väärinkäytön torjunnassa voidaan käyttää Cloudflare Turnstilea. Se käsittelee IP-osoitetta ja selaimen teknisiä signaaleja, kuten yhteyden teknistä sormenjälkeä. Raportin tekstiä tai lomakkeen sisältöä ei anneta Turnstilelle. Kahvi.la ei käytä näitä tietoja mainonnan tai kävijäseurannan profiiliin.

Luonnos ja kuvat ovat aluksi selaimessa. Valinta ”Tallenna tämä luonnos tililleni” siirtää raporttikentät ja kuvat yksityiseen pilviluonnokseen. Raakamuistiinpanot ja litterointi siirtyvät siihen vain erillisellä valinnalla. Raportti ja kuvat tallennetaan toimitusta varten palvelimelle myös maksullisen toimituksen valmistelussa.

Kun pyydät tekoälykäsittelyä, OpenAI:lle lähetetään kyseinen teksti tai sanelu. Se voi sisältää myös yrityksen, tekijän, asiakkaan ja kohteen tiedot. Ääni kulkee litterointiin tallentamatta sitä Kahvi.la:n pysyvään varastoon. Profiilia, asiakaspohjalistaa tai kuvia ei lähetetä erillisenä aineistona OpenAI:lle.

Käsittelyn perusteet

Luonnollisen henkilön, kuten yksityisen elinkeinonharjoittajan, tili ja tilaus käsitellään sopimuksen toteuttamiseksi. Yrityksen edustajan yhteystietojen, tukiasioiden, kirjautumisen suojaamisen ja käyttörajojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun hoitaa asiakkuutta sekä estää väärinkäyttö ja kohtuuttomat kulut. Maksutositteiden säilytys perustuu kirjanpitovelvollisuuteen.

Raporttia tekevä yritys vastaa raportin henkilötietojen käsittelyperusteesta ja tietojen antamisesta asianomaisille henkilöille. Palveluun ei pidä lisätä tarpeettomia henkilötietoja tai käsittelyehdoissa poissuljettuja arkaluonteisia tietoja. Jäsennys ei tee henkilöä koskevia oikeusvaikutteisia päätöksiä.

Palveluntarjoajat ja tietojen siirrot

Cloudflare ylläpitää sovellusta, tilivarastoa ja sähköpostikoodien toimitusta. OpenAI litteroi pyytämäsi sanelun ja jäsentää tekstin. Ne toimivat yrityksen aineiston alikäsittelijöinä. Stripe käsittelee maksamisen tietoja ja toimii myös itsenäisenä rekisterinpitäjänä esimerkiksi lakisääteisissä velvoitteissaan ja petosten torjunnassa. Stripen tietosuojaseloste kertoo sen käsittelystä ja säilytyksestä.

Cloudflare käsittelee Turnstilen turvallisuussignaaleja Kahvi.la:n lukuun ja myös itsenäisenä rekisterinpitäjänä bottitunnistuksen kehittämiseksi. Sen roolit ja tiedot on kuvattu Turnstilen tietosuojailmoituksessa.

Cloudflaren ja OpenAI:n käsittely ei rajoitu Euroopan talousalueeseen. Tietoja voidaan käsitellä muun muassa Yhdysvalloissa. Siirtojen suojatoimet ja sopimusperusteet on kuvattu käsittelyehdoissa. Voit pyytää lisätiedot ja jäljennöksen sovellettavista suojatoimista tietosuojayhteydestä.

Kahvi.la ei myy henkilötietoja eikä käytä raporttien sisältöä mainontaan tai mallien kouluttamiseen. OpenAI ei oletusarvoisesti käytä API-aineistoa mallien kouluttamiseen. Palvelussa tätä aineiston jakamista ei oteta käyttöön.

Kun jaat maksetun PDF:n laitteen tiedostonjakotoiminnolla, valitset itse sovelluksen ja vastaanottajan. Jaettavaksi annetaan vain raporttitiedosto; henkilökohtainen palautusavain ei kuulu siihen. Vastaanottaja saa raportin sisältämät tiedot, joten tarkista tiedosto ennen jakamista.

Säilytysajat ja suojaus

Palvelimelle tallennettu maksettu raportti, muokkaustiedot ja kuvat säilyvät seitsemän vuorokautta maksun vahvistamisesta. Voit poistaa sisällön aiemmin raporttisivulta. Maksamaton palvelimelle lähetetty aineisto poistetaan 48 tunnin kuluttua, ellei epäselvän maksun selvittäminen edellytä säilytystä. Silloin aineisto säilytetään vain maksun varmistamiseen tarvittavan ajan.

Erikseen tilille tallennettu pilviluonnos, sen kuvat ja valitsemasi muistiinpanot säilyvät 30 vuorokautta viimeisestä todellisesta muutoksesta. Pelkkä avaaminen ei pidennä aikaa. Tilillä voi olla enintään 20 pilviluonnosta ja 100 MiB aineistoa. Yritysprofiili ja kukin asiakaspohja säilyvät enintään 12 kuukautta niiden viimeisestä nimenomaisesta tallennuksesta. Nämä kopiot eivät pidennä maksetun PDF:n voimassaoloa.

Litterointi ja jäsennystulos säilyvät Kahvi.la:ssa tilapäisenä kopiona yhden tunnin käsittelyn valmistumisesta, jotta katkenneen yhteyden jälkeen voi hakea saman tuloksen ilman uutta käyttökertaa. Tämä kopio ei ole valittu pilviluonnos. Määräajan jälkeen sitä ei voi enää hakea ja se poistetaan palvelun siivouksessa.

Tilin sähköpostiosoite ja hallintatiedot säilyvät tilin käytön ajan. Kirjautumisistunto on voimassa enintään seitsemän päivää tai valitsemallasi kirjautumisen muistamisella 30 päivää. Voit päättää istunnon aiemmin. Maksetut tekoälykerrat päättyvät 90 päivässä maksun vahvistamisesta. Niiden uudelleenmyöntämisen estävä tilaustunniste säilyy tämän alkuperäisen käyttöajan loppuun myös tilin poiston jälkeen. Kokeilun toistamisen estävä sähköpostitunniste säilytetään enintään 365 päivää kokeilun myöntämisestä; tilin poistaminen ei poista sitä ennen määräajan päättymistä.

Kahvi.la ei arkistoi sanelun ääntä. OpenAI:n äänilitteroinnin rajapinta ei sen tietokontrollien mukaan säilytä aineistoa valvontalokissa tai sovellustilana. Tekstin jäsennyksessä vastauksen erillinen tallennus on poistettu käytöstä, mutta tekstiä ja vastausta voi jäädä väärinkäytön valvontalokeihin tavallisesti enintään 30 vuorokaudeksi, tai pidemmäksi ajaksi lain tai vakavan väärinkäytöksen selvittämisen vuoksi. Kahvi.la:ssa tehty poisto ei poista tällaisia lokeja välittömästi. OpenAI:n tietokontrollit erittelevät rajat.

Käyttörajojen IP-tunniste poistetaan viimeistään 48 tunnissa. Maksamattoman tilauksen nimi, yhteystiedot ja raporttisisältö poistetaan, kun maksamattomuus on varmistettu. Poiston tarkistamista varten voidaan säilyttää tilaus- ja maksusivutunniste ilman näitä tietoja vielä seitsemän vuorokautta.

Maksutositteet ja niihin kuuluvat ostajan tiedot säilytetään erillään raportista vähintään kuusi vuotta sen vuoden päättymisestä, jonka aikana tilikausi päättyi. Pidempi säilytys koskee vain tietoja, joita laki tai keskeneräisen oikeudellisen asian käsittely edellyttää. Tukiviestit poistetaan, kun asian käsittely ja mahdollinen oikeudellinen säilytystarve ovat päättyneet.

Yhteys käyttää HTTPS-salausta. Varastot eivät ole julkisia. Tilin aineiston käyttö edellyttää kirjautumista ja tilikohtaista käyttöoikeutta; tilillä ostetun raportin liitos ei sisällä palvelimella raakaa palautusavainta. Ilman tiliä raporttiin pääsy edellyttää henkilökohtaista käyttöavainta. Aiempi raportti liitetään tilille vain omalla valinnallasi ja voimassa olevalla avaimella. Pidä palautuslinkki luottamuksellisena. Ylläpidon pääsy rajataan toimituksen, turvallisuuden ja tukiasian tarpeisiin.

Selaimen tallennus

Raportin luonnos, muistiinpanot ja kuvat tallennetaan selaimen paikalliseen tietovarastoon seitsemäksi vuorokaudeksi viimeisestä paikallisesta muutoksesta. Voit jatkaa eri luonnoksia samalla laitteella samassa selainprofiilissa, myös toisesta välilehdestä. Kopiot eivät siirry automaattisesti toiselle laitteelle tai selaimelle.

Maksetun raportin keskeneräinen korjaus säilyy samalla tavalla paikallisena luonnoksena. Muutos tulee palvelimen PDF:ään vasta, kun tallennat korjatun raportin palveluun sen voimassaoloaikana. Paikallinen säilytys ei pidennä palvelimella olevan raportin lataus- tai muokkausaikaa.

Tilauksen tunniste ja palautusavain tallennetaan samaan selaimeen maksusta palaamista varten. Niiden paikallinen määräaika on enintään seitsemän vuorokautta tallennuksesta, kuitenkin enintään palvelimen ilmoittamaan tilauksen määräaikaan asti. Avainta ei lähetetä Stripelle. Tallenna myös henkilökohtainen palautuslinkki itse.

Yrityksen nimen, Y-tunnuksen ja raportin tekijän voi tallentaa seuraavien raporttien esitäyttöön valinnalla ”Muista nämä kolme tietoa tällä laitteella”. Tämä yritysprofiili säilyy, kunnes poistat sen. Asiakkaan tiedot, työteksti ja kuvat eivät kuulu profiiliin.

Kirjautumisen tekninen eväste ylläpitää pyytämääsi istuntoa. Pidempi 30 päivän kirjautuminen valitaan erikseen. Uloskirjautuminen tyhjentää tilin lomaketiedot ja niiden paikallisen välimuistin; se ei poista tilille tallennettuja pilviluonnoksia. Älä jätä kirjautumista muistiin yhteisellä laitteella.

Voit poistaa paikalliset luonnokset, tilauksen palautustiedot ja yritysprofiilin laitteen tietojen tyhjennystoiminnolla. Se ei poista palvelimella olevaa raporttia tai maksutositetta. Vanhentuneet paikalliset kopiot poistetaan, kun palvelu seuraavan kerran käsittelee niitä.

Selaimen tietojen poistaminen, tallennustilan vapauttaminen tai yksityisen selaustilan sulkeminen voi hävittää laitekopiot ennen määräaikaa. Paikallinen tallennus ei ole varmuuskopio. Tallenna valmis PDF omaan arkistoosi. Kahvi.la ei käytä mainonta- tai kävijäseurantaevästeitä; Stripen maksusivun tekniset tallennukset kuuluvat Stripen selosteeseen.

Oikeutesi

Voit viedä tilin tiedot, poistaa yritysprofiilin, asiakaspohjan tai pilviluonnoksen ja päättää kirjautumisistunnot. Tilin poistaminen varmistetaan uudella sähköpostikoodilla ja erillisellä vahvistuksella. Se poistaa pilvitiedot ja istunnot sekä peruu käyttämättömät tekoälykerrat. Jo ostettu raportti ja sen palautuslinkki jäävät erilliseen seitsemän päivän säilytykseen; raportin sisällön voi poistaa raporttisivulta. Kirjanpidon tiedot, ostoksen käyttökertojen uudelleenmyöntämisen estävä tilaustunniste ja määräaikainen kokeilutunniste säilyvät edellä kuvattuihin tarkoituksiin. Tilin poisto ei poista asiakkaalle jo lähettämääsi PDF:ää.

Voit pyytää pääsyn henkilötietoihisi, virheen korjausta sekä lain edellytysten täyttyessä poistamista, käsittelyn rajoittamista tai tietojen siirtämistä. Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Kirjanpidon lakisääteisiä tietoja ei poisteta ennen säilytysvelvollisuuden päättymistä.

Lähetä pyyntö osoitteeseen kannattava@kahvi.la. Varmistamme pyytäjän henkilöllisyyden tarpeellisessa laajuudessa. Raportin sisältöä koskeva pyyntö ohjataan raportin tehneelle rekisterinpitäjälle; avustamme yritystä sen käsittelyssä. Voit tehdä kantelun tietosuojavaltuutetulle.